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Par Fondation Inria - Publié le 15 janvier 2024 - 15:44 - Mise à jour le 15 janvier 2024 - 15:44
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CDI/CDD
Paris , France

Assistant administratif et financier (H/F) Programme TechPourToutes

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Localisation du poste

Fondation inria - 2 Rue Simone IFF, 75012 - 75012 Paris

Description

CONTEXTE

Adossée à l’institut de recherche Inria, la Fondation Inria est la seule fondation en France entièrement dédiée au numérique. Elle construit depuis plusieurs mois, avec Femmes@Numérique, France Universités, la Conférence des grandes écoles et la Conférence des directeurs des écoles françaises d'ingénieurs, un programme d’accompagnement et d'empowerment à 360° destiné aux étudiantes inscrites dans les filières de formation au numérique, du bac au master 2 : TechPourToutes. Ce programme ambitionne d’apporter aux jeunes femmes qui souhaitent commencer ou poursuivre des études supérieures dans le numérique l’ensemble des moyens qui leur manquent pour définir leur projet, accéder aux formations visées, s’y intégrer puis s’insérer dans les meilleures conditions dans l’univers professionnel. Lancé par la Première Ministre Madame Elisabeth Borne à VivaTech le 16 juin dernier, le programme TechPourToutes est inscrit dans le volet « Culture de l’Egalité » du Plan interministériel pour l'égalité entre les femmes et les hommes présenté en mars 2023.

 

A PROPOS DE LA FONDATION INRIA

Inria, l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique, est un pionnier de l’informatique, et participe, depuis plus de cinquante ans, aux grandes aventures scientifiques et industrielles qui façonnent notre économie et notre société : création d’Internet, du smartphone, développement de l’intelligence artificielle, quantique… Son impact va de la recherche au plus niveau - avec le plus grand nombre de lauréats du prestigieux European Research Council dans le numérique - à la création de plus de 200 startups technologiques, en passant par l’édition de plateformes open source de rang mondial. Fondation unique en France par son objet, la Fondation Inria, adossée à l’institut, veut « donner du sens au numérique ». Alors que le monde se digitalise, la fondation œuvre pour faire émerger et grandir des projets porteurs d’un impact positif pour les hommes, la société et la planète. Ceci, tout particulièrement dans quatre domaines clés où le numérique joue un rôle critique : la santé, l’environnement, l’éducation, la vie démocratique. À la fois think et do tank, la Fondation Inria construit et déploie des programmes qui se situent à la croisée des urgences sociétales, des préoccupations des entreprises et des réponses que les sciences et technologies du numérique peuvent apporter, dans un dialogue fécond avec les autres disciplines et en se gardant de tout angélisme ou solutionnisme technologique.

Pour en savoir plus : https://www.fondation-inria.fr/

 

 

MISSION 

L’assistant.e administratif.ve et financier.ère assure le fonctionnement administratif, financier et opérationnel du programme TechPourToutes. En interaction forte avec les autres membres de l’équipe du programme, l’assistant.e contribue à la qualité des relations de la fondation avec l’ensemble des partenaires du programme en assurant un suivi de ses obligations contractuelles du point de vue administratif et financier. Il/Elle travaille également en étroite interaction avec l’équipe administrative et financière de la Fondation Inria pour assurer le respect des processus internes et des obligations légales et contractuelles de la fondation dans le cadre des activités du programme. Il/Elle est sollicité.e en tant que de besoin pour la mise en œuvre opérationnelle d’actions engageant toute l’équipe du programme (organisation d’événements, entre autres). 

 

ACTIVITES 

Gestion administrative du programme

- Préparer les notes, conventions et documents contractuels du programme, assurer le compterendu des réunions, rédiger les correspondances… ; 

- Participer à l’élaboration des réponses aux APP/AMI en support du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ; 

- Assurer le suivi des conventions de subvention, de mécénat et de partenariat en support du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ; 

- Préparer les rapports d’activité en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ; 

- Veiller au respect de la réglementation en matière de protection des données personnelles ; 

- Coordonner et gérer l’organisation des missions de membres de l’équipe du programme, mais aussi des partenaires et bénéficiaires ; 

- Organiser les points de coordination entre l’équipe en charge du programme et l’équipe fondation en charge de la gestion administrative et financière ; 

- Classer et archiver les documents administratifs et financiers du programme (en papier/sur l’espace documentaire numérisé). 

 

Suivi financier et budgétaire du programme, en interaction étroite avec l’équipe administrative et financière de la fondation 

- Appuyer le/la chef.fe de projet dans la préparation du budget annuel du programme ; 

- Suivre l’exécution budgétaire du programme : mise à jour de tableaux de suivi et transmission de rapports en lien avec l’équipe en charge de la gestion administrative et financière de la fondation ; 

- Assurer le traitement et le suivi des subventions et dons en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ; 

- Assurer le suivi des conventions de partenariat en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme ; 

- Préparer les rapports financiers en appui du/de la chargé.e des partenariats et du mécénat du programme en respectant les échéances indiquées dans les conventions avec les financeurs publics ou privés du programme ; 

- Gérer la facturation (émission/réception) du programme dans sa totalité ; veiller à la correcte imputation des dépenses (code analytique) avant l’envoi des factures à l’équipe administrative et financière de la fondation ; 

- Contrôler l’éligibilité des documents financiers (devis, factures, bons de commandes) ; 

- Traiter les notes de frais de l’équipe et des personnes externes (participants aux événements organisés par la fondation).

 

Gestion logistique du programme 

- Appuyer l’organisation des événements du programme : réservation de salles, traiteurs ; 

- Accueillir le public pendant les événements organisés par la fondation.

 

PROFIL RECHERCHÉ

- Formation supérieure bac +2/+3 (BTS, DUT, licence ou niveau équivalent en comptabilité ; gestion financière et administrative) et/ou une expérience professionnelle significative dans le domaine ;

- Compétences de base en comptabilité et en gestion ;

- Excellente maîtrise des outils informatiques de bureautique ;

- Anglais professionnel ;

- Sens aigu de l’organisation et de la planification, très grande rigueur ;

- Bonne faculté d'adaptation, réactivité face aux imprévus ;

- Les + : une expérience probante en matière d’APP ou AMI ; des connaissances juridiques.

 

CONDITIONS DE TRAVAIL

- Contrat : CDD à objet défini de 36 mois, temps plein ;

- Prise de fonctions : dès que possible ;

- Rémunération : selon profil et expérience ;

- Lieu de travail : Paris 12e jusqu’au 05/04/2024, puis Paris 13e .

 

CANDIDATURE

Envoyer son CV et une lettre de motivation à recrutement@fondation-inria.fr en précisant dans l’objet du message « Candidature assistant.e administratif.ve et financier.ère TPT (H/F) ». 

Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.

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