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Par Fondation Inria - Publié le 15 janvier 2024 - 15:42 - Mise à jour le 15 janvier 2024 - 15:42
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CDI/CDD
Paris , France

Gestionnaire administratif et financier (H/F) CDD - Remplacement de congé maternité

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Localisation du poste

Fondation inria - 2 Rue Simone IFF, 75012 - 75012 Paris

Description

MISSION

Sous la responsabilité du/de la responsable administratif et financier de la Fondation Inria, en appui de la direction de la fondation et de ses deux fondations abritées et en interaction avec l’ensemble de l’équipe, le/la gestionnaire administratif/ve et financier/ière contribue au bon fonctionnement financier et administratif de la structure. Le/la gestionnaire contribue à la qualité des relations de la fondation avec ses partenaires en assurant un suivi de ses obligations contractuelles du point de vue administratif et financier. Il/elle est l’interlocuteur/trice privilégié/e du cabinet comptable de la fondation pour tous les aspects relatifs à la gestion de celle-ci. Il/elle peut également être sollicité(e) sur des actions engageant toute l’équipe de la fondation (organisation d’événements, entre autres). Cette mission s’inscrit dans un contexte de structuration forte du fonctionnement administratif et comptable au premier semestre 2024, en réponse à l’accroissement des activités de la fondation.

 

ACTIVITES

Gestion financière et suivi comptable

- Suivre l’exécution budgétaire de la fondation : mise à jour mensuelle des tableaux de suivi, participation à l’élaboration de rapports à la demande de la direction de la fondation ;

- Suivre les engagements contractuels liant la fondation à ses partenaires (mécènes, bailleurs de fonds) ou prestataires, directement ou en lien avec les chef.fes de projet concerné.e.s ; mettre à jour du tableau de suivi, assurer le reporting auprès de la direction de la fondation et des fondations abritées ;

- Assurer la gestion et le suivi des procédures de facturation de la fondation (émission/réception) dans leur totalité ;

- Comptabilité : assurer l’interface avec le cabinet comptable externe, la clôture et le contrôle des saisies comptables mensuelles ;

- Gérer les comptes bancaires et les cartes de paiement de la fondation.

 

Administration générale de la fondation

- Préparer et mettre en forme les notes, conventions et documents contractuels à la demande de la direction de la fondation ainsi que des fondations abritées par la Fondation Inria ;

- Gérer les missions de la direction de la fondation ;

- Préparer et envoyer les documents fiscaux et légaux aux organismes concernés ;

- Assister l’équipe opérationnelle dans le cadre d’appels d’offres publics ;

- Assurer la gestion des contrats d’assurance de la fondation ;

 - Traiter les besoins relatifs aux locaux de la fondation, au sein du Centre Inria de Paris

o En avril 2024, coordonner tous les aspects relatifs à l’aménagement des bureaux de la fondation dans le cadre du déménagement du Centre Inria de Paris (13e arrondissement) ;

o En général : gérer les stocks de fournitures de bureau, la réservation de salles de réunion pour des instances collectives ;

- Traiter les courriers et les commandes fournisseurs ;

- Classer et archiver les documents administratifs et financiers de la fondation (en papier/sur l’espace documentaire numérisé).

 

Ressources humaines

- Accueillir les nouveaux arrivants (préparation et signature du contrat de travail, préparation de l’environnement de travail, matériel et outils informatiques) et assurer le suivi des processus de sortie ;

- Gérer les dossiers du personnel (visites médicales, mutuelle, prévoyance, entretiens obligatoires, suivi forfaits jours…) ;

- Suivre les demandes d’absences et de congés dans le logiciel de paie ;

- Mettre à jour les documents d’affichage obligatoires ainsi que le wiki interne.

 

 

PROFIL RECHERCHE

- Formation supérieure en gestion, comptabilité, ou équivalent, niveau licence ou master ;

- Connaissances opérationnelles budgétaires et financières ;

- Bonne maîtrise des outils informatiques de bureautique ;

- Anglais professionnel ;

- Capacité d'analyse des textes réglementaires et contractuels ;

- Sens aigu de l’organisation, grande rigueur, discrétion, réactivité et fiabilité ;

- Goût du travail en équipe dans une petite structure ;

- Capacité à interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux ;

- Le + : expérience dans le secteur du mécénat.

 

CONDITIONS DE TRAVAIL

- Contrat : CDD de remplacement de congé maternité ;

- Prise de fonction : début avril 2024 ;

- Temps de travail : temps plein ;

- Rémunération : selon profil et expérience ;

- Lieu de travail : Paris 13e .

 

CANDIDATURE

Envoyer son CV et une lettre de motivation à recrutement@fondation-inria.fr en précisant dans l’objet du message « Candidature gestionnaire administratif et financier (H/F) ».

Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.

 

A PROPOS DE LA FONDATION INRIA

Inria, l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique, est un pionnier de l’informatique, et participe, depuis plus de cinquante ans, aux grandes aventures scientifiques et industrielles qui façonnent notre économie et notre société : création d’Internet, du smartphone, développement de l’intelligence artificielle, quantique… Son impact va de la recherche au plus niveau - avec le plus grand nombre de lauréats du prestigieux European Research Council dans le numérique - à la création de plus de 200 startups technologiques, en passant par l’édition de plateformes open source de rang mondial. Fondation unique en France par son objet, la Fondation Inria, adossée à l’institut, veut « donner du sens au numérique ». Alors que le monde se digitalise, la fondation œuvre pour faire émerger et grandir des projets porteurs d’un impact positif pour les hommes, la société et la planète. Ceci, tout particulièrement dans quatre domaines clés où le numérique joue un rôle critique : la santé, l’environnement, l’éducation, la vie démocratique. À la fois think et do tank, la Fondation Inria construit et déploie des programmes qui se situent à la croisée des urgences sociétales, des préoccupations des entreprises et des réponses que les sciences et technologies du numérique peuvent apporter, dans un dialogue fécond avec les autres disciplines et en se gardant de tout angélisme ou solutionnisme technologique.

Pour en savoir plus : https://www.fondation-inria.fr/

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