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Par Benenova - Publié le 26 février 2020 - 11:23 - Mise à jour le 26 février 2020 - 11:36
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CDI/CDD
Paris , France

Office Manager (CDI)

Postuler

Localisation du poste

L' ascenseur - 29 Boulevard Bourdon - 75004 Paris

Description

Vous êtes convaincu(e) que chacun a le pouvoir de changer le monde à son échelle ? Que le Vivre Ensemble se construit avant tout via le Faire Ensemble ? A la recherche d’un emploi qui ait du sens, au sein d’une structure à taille humaine ?

Afin de contribuer à la construction d’une société plus inclusive, participative et solidaire, Benenova permet à tout citoyen, quelles que soient ses disponibilités, d’agir concrètement près de chez lui. L’association mobilise en Ile-de-France une communauté de 11 000 bénévoles sur des actions bénévoles de terrain, courtes, ponctuelles et collectives. A ce jour, près de 300 actions solidaires sont organisées chaque mois en lien avec plus d’une centaine de partenaires associatifs actifs.

L’approche de Benenova est aussi développée à Nantes et à Lille, et l’association est également un membre actif du réseau international Points of Light.

Pour en savoir plus : www.benenova.fr

Benenova recherche aujourd’hui son Office Manager !

 

MISSIONS

Vous assurerez en tant qu’Office Manager un rôle polyvalent et essentiel pour le bon fonctionnement de notre association. Rattaché(e) à la Direction et en lien avec toute l’équipe (5 personnes), vous coordonnerez la gestion et le suivi de l’organisation générale de la structure.

Vous aurez en charge 4 domaines de responsabilité :

Suivi administratif et comptable :

  • Rédiger et suivre les facturations, les cotisations payées par les associations et effectuer les relances éventuelles,
  • Piloter le suivi de la trésorerie,
  • Être l’interlocuteur(trice) de l’expert-comptable pour le suivi comptable (rapprochements bancaires, suivi du grand livre, soutien à l’élaboration des comptes annuels)
  • Etablir, optimiser et suivre les processus administratifs internes,
  • Assurer la gestion administrative des partenariats financiers et institutionnels en étroite collaboration avec la direction.

Gestion des ressources humaines : 

  • Coordonner les relations avec l’Agence du Service Civique, et coordonner le recrutement et l’intégration administrative des volontaires,
  • Faciliter les procédures de recrutement des stagiaires et nouveaux salariés : diffusion des annonces, organisation des entretiens, suivi des réponses, coordination de l’intégration,
  • Assurer le suivi des procédures RH : embauches, déclarations, médecine du travail, formation, congés, absences et notes de frais.

Soutien aux programmes de mobilisation citoyenne : 

  • Gérer les communications externes en direction des bénévoles (mails de bienvenue, et mails de remerciements notamment),
  • Editer les tableaux de suivi d’activité, et assurer un suivi qualitatif des indicateurs,
  • Répondre aux demandes d’information générale des bénévoles et des partenaires, 
  • Suivre les participations pour les projets avec publics spécifiques.

Vie interne de l’association :

  • Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, et gérer le classement des documents liés à l’activité de l’association.
  • Commander et suivre les fournitures courantes (consommables, fournitures de bureau, supports de communication, etc…) 
  • Gérer les relations fournisseurs, notamment pour les contrats à long terme (téléphonie, etc)
  • Contribuer à la préparation des dossiers de demande de financement,
  • Participer à l’organisation d’évènements : réservations de salles, inscriptions, diffusion de la communication, relances, animation.

 

PROFIL

Vous justifiez d’une première expérience réussie sur une fonction de type Office Manager ou Assistant/e de Direction.

Les compétences clés attendues sont les suivantes :

  • Appétence pour le travail en équipe, et pour la “relation client”,
  • Aisance rédactionnelle et attention aux détails,
  • Compétences organisationnelles et capacités à travailler en autonomie,
  • Capacités d’adaptation,
  • Maîtrise du Pack Office indispensable (maîtrise de Salesforce un plus),
  • Bon niveau d’anglais souhaité.

 

CONDITIONS

  • Temps partiel : 4/5ème (avec flexibilité concernant le choix des jours de travail),
  • Rémunération : 1730 € brut /mois (soit 26 K€ brut/an en équivalent temps plein),
  • Avantages : abonnement transports pris en charge à 100%, mutuelle,
  • Type de contrat : CDI,
  • Lieu : Paris, dans nos bureaux au sein de l’Ascenseur (Bastille),
  • Disponibilité : dès que possible.

 

Nous sommes impatients de découvrir votre candidature, par mail à recrutement.idf@benenova.fr !

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