Associations : comment entretenir des relations durables avec vos mécènes ?
Pour une association culturelle, sociale ou humanitaire, le mécénat peut être un enjeu de survie. La volonté de pérenniser cette relation n’est pas nouvelle mais le souhait du Gouvernement de le cadrer, pour éviter les dérives de « niche fiscale » et par l’évolution récente de la fiscalité, transforme la volonté en nécessité. Un défi d’importance que l’on peut relever grâce à quelques règles essentielles et des outils adaptés.
Rédigez une charte éthique en lien avec vos valeurs
Si le mécénat est une source importante de revenus pour votre association, donc essentiel à sa survie, il est aussi une merveilleuse manière d’embellir aussi bien votre image que celle de votre mécène. Cependant, si la convention de mécénat recense les conditions légales et cadre les contreparties de ce financement particulier, elle ne fait pas état des valeurs morales qui vous unissent.
Aussi, commencer votre rapprochement sur la base d’une charte éthique ne peut être que bénéfique pour la réalisation des actions que vous menez. Feuille de route de votre stratégie de mécénat, la charte éthique établit un cadre clair et précis de vos démarches. Bien que sans valeur juridique, celle-ci pose vos valeurs, clarifie vos objectifs et sera le fondement d’une bonne relation avec vos mécènes.
Adressez-vous à vos mécènes de façon personnalisée
Sans pour autant vouloir détourner votre attention des « petits » donateurs, le mécène est un très grand donateur au statut particulier : vous êtes liés par contrat. Aussi, vous ne vous adressez pas à lui comme vous vous adressez à vos autres donateurs et il doit bénéficier d’une attention spéciale. Dans votre démarche de proximité et de valorisation de sa générosité, votre approche doit être qualitative et authentique.
Pour ce faire, bien historiser et reprendre les échanges que vous avez eus par le passé vous permet de comprendre la position et les valeurs de vos mécènes. Ils sont peu nombreux : prenez le temps de personnaliser fortement vos communications à leur destination : faites état de l’avancée des actions que vous menez (quels projets spécifiques les mécènes ont-t-ils financés ?) et remerciez-les. Sur un plan plus fonctionnel, les SMS, newsletters et réseaux sociaux sont à proscrire. Privilégiez le courrier postal, l’appel téléphonique et l’emailing. Grâce à un logiciel CRM, planifiez vos communications à l’avance, créez des modèles qui leurs sont dédiés et utilisez des « champs de fusion » pour qu’ils ressentent votre intérêt direct à leur égard. Si les informer mensuellement des évolutions des projets vous paraît irréaliste par rapport à votre organisation propre, veillez au moins à avoir un contact trimestriel avec vos mécènes.
Organisez des événements privés et créez une communauté de mécènes ambassadeurs
Une soirée de gala annuel pour rencontrer vos mécènes, prendre le temps d’échanger en direct avec eux, faire le bilan de l’année… Un événement qui vous permettra de les fédérer et d’insister sur la durabilité de votre relation avec eux, de leur rôle indispensable au développement de votre structure et à la réalisation de vos missions.
Si vos mécènes sont avec vous, c’est parce qu’ils ont le désir de vous suivre, ils ont plaisir à aider votre organisation. Profitez de votre événement pour aller plus loin qu’une occasion de les remercier et de les fidéliser. Faites d’eux les ambassadeurs de votre OSBL auprès de leur réseau en ouvrant l’invitation à l’accompagnement d’une tierce personne d’influence, par exemple.
Pour vous simplifier l’organisation de tels événements et gagner du temps, pensez aussi à des outils métier dédiés pour la gestion logistique, les invitations, le suivi de participation, les campagnes de remerciements…
Gérez minutieusement les conventions de mécénat et contreparties qui vous lient
Bien gérer les accords contractuels est également un facteur essentiel d’une relation durable avec vos mécènes. Avoir un suivi des échéances de versements et des contreparties consommées ou encore en attente sont indispensables. Ainsi, chaque année, vous serez en mesure de faire l’état des lieux de vos accords et de reprendre contact facilement avec vos interlocuteurs.
Dans le même ordre d’idées, vos conventions de mécénat – de même que la loi – prévoient la remise de reçus fiscaux, qu’il s’agissent de dons numéraires, en compétences ou en nature. Il est capital de bien gérer cette partie pour vos mécènes afin qu’ils puissent bénéficier de la défiscalisation d’une partie du montant du don. Le mieux est d’automatiser cette tâche selon les données que vous aurez préalablement intégrées à votre base et de les envoyer soit au format numérique, soit au format papier.
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Eudonet CRM, c’est aussi un outil qui répond aux besoins de chacun de vos collaborateurs : carnet d’adresses partagé, agenda collaboratif, vision 360° de l’activité, etc. Il est adaptable à vos besoins spécifiques et évolutif pour s’adapter à votre croissance.
La fonction même d’un tel outil est de créer et entretenir une relation privilégiée avec chacun de vos contacts pour solidifier votre réseau : collaborateur, adhérent, partenaire, donateur et, vous l’aurez deviné, mécène.
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