CDD 9 mois renouvelable / poste à pourvoir dès que possible.

La mission

Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant·e de direction assure le soutien administratif, financier et RH de l’association. Il·elle contribue au bon fonctionnement du Collectif et accompagne la structuration d’une équipe en croissance.

- Vie associative

o Préparation et suivi des CA, AGO, AGE

o Gestion de la boîte mail générale

o Appui administratif à l’équipe (courriers, documents, démarches)

- Gestion administrative et comptable :

o Émission et suivi des factures, rapprochements bancaires

o Paiement des factures et virements (en lien avec la direction)

o Préparation des dossiers administratifs de subventions, conventions et suivi des versements

o Classement, organisation et transmission des pièces au cabinet comptable

o Appui à la clôture budgétaire et lien avec le Commissaire aux Comptes

o Gestion des services généraux (téléphonie, assurances, hébergement, fournitures)

o Suivi des notes de frais

- Suivi des adhésions

o Constitution et instruction des dossiers d’adhésion

o Actualisation des tableaux de bord et suivi des cotisations

o Accueil des nouveaux adhérents et participation aux campagnes d’adhésion

o Mise à jour des processus

- Suivi des dotations financières aux épiceries

o Interface administrative avec les adhérents

o Préparation, envoi et suivi des conventions

o Vérification de l’éligibilité et des pièces justificatives

o Traitement et suivi dans les délais contractuels

o Appui à la réalisation de tableaux de bord et reporting annuel

- Gestion RH en lien avec la directrice

o Publication d’annonces, préparation des contrats, accueil des nouveaux salariés

o Suivi administratif et dossiers du personnel

o Transmission des éléments de paie, suivi des congés/absences

o Gestion des arrêts maladie

o Déclarations aux organismes (médecine du travail, URSSAF, prévoyance…)

o Suivi de la formation professionnelle

o Tenue du registre du personnel  

Profil et compétences recherchés

BAC +2/3 (BTS, DUT, DEUG) en Gestion / Administration, avec au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire.

Compétences

• Techniques de gestion administrative
•  Maîtrise du Pack Office
•  Forte capacité rédactionnelle et de synthèse, bonne orthographe
•  Connaissance des bases de la comptabilité et gestion financière
•  Expérience de travail dans le milieu associatif et/ou ESS appréciée

Savoir être

•  Rigueur
•  Sens de l’organisation et de la priorisation
•  Capacité à travailler en autonomie, en équipe pluridisciplinaire et en réseau
•  Rendre compte de son activité
• Bon relationnel, le sens du service
• Polyvalence et adaptabilité
•  Réactivité

Motivation pour rejoindre une petite équipe dynamique et un projet à fort impact social indispensable !

Conditions

• Contrat : CDD 9 mois renouvelables
• Lieu : Malakoff (92) au sein de la tribu coopérative de CASACO
• Poste à pourvoir dès que possible
• Rémunération : base SMIC possiblement majorée en fonction du profil du candidat ; convention collective ECLAT
• Avantages : mutuelle 50%, transport 50%.
• Possibilité de télétravailler partiellement

Le Collectif des Épiceries Sociales et Solidaires d’Île de France (CESS IDF) fédère et anime depuis 2020 un réseau de plus de 40 épiceries qui agissent dans les domaines de l’aide alimentaire et de l’accompagnement social. En 2024, près de 30 000 personnes — familles monoparentales, travailleurs pauvres, retraités, étudiants — ont été accueillies dans les épiceries du Collectif pour accéder à des produits variés, de qualité, dans un cadre digne et respectueux.  

Nos missions :

- Animer et professionnaliser le réseau (outils, partage de pratiques)

- Mutualiser achats, dons et logistique

- Représenter et promouvoir un modèle socialement innovant

- Accompagner les porteurs de projets et les épiceries existantes

Plus d’infos : www.collectif-epiceries-idf.org