6 étapes pour préparer les données de votre association à la mise en place (ou migration) d’une solution CRM

Étape 1 : Sauvegarde de toutes vos données

Si le principe d’importer des données dans une solution CRM laisse entendre qu’elles seront, quoi qu’il en soit, enregistrées dans un outil dédié, nul n’est à l’abri d’une erreur de manipulation ou d’un souci technique. Pour vous assurer de ne rien perdre de la masse de données que vous avez en votre possession, une sauvegarde de celles-ci s’imposent.

Cette sauvegarde vous est utile pour deux principales raisons :

• la continuité d’exploitation de ces données le temps de la reprise dans votre nouvel outil, pour éviter ainsi un ralentissement de votre activité
• dans le cas où vous auriez décidé de vous séparer de certaines données (trop anciennes, par exemple) dans votre nouvelle solution CRM, vous pourrez toujours les retrouver si toutefois vous vous rendez compte qu’elles ont encore leur utilité pour votre OSBL.

Étape 2 : Identification des données à reprendre

Selon les processus et le fonctionnement des associations, fondations ou ONG, il n’est pas rare que les données soient éparpillées dans le système d’informations des organisations. Il y a alors un premier travail de regroupement des données, quelles qu’en soient les sources : une base existante, des fichiers Microsoft Excel, Microsoft Word, .csv, Access, etc.

Une fois rassemblées, le second travail consiste en identifier les données qui seront reprises et celles qui ne le seront pas.

Étape 3 : Nettoyage de votre base

Suite logique.

Il est fort probable, au vu du nombre de données traitées chaque année par tous vos collaborateurs et du nombre de sources dont vous disposez, que vous ayez des données redondantes. La migration ou l’importation de vos données est l’occasion parfaite pour retirer les doublons mais aussi les données erronées.

Et si certaines vous échappent quand même, l’établissement de clés de dédoublonnage permet de les fusionner dans votre nouvelle solution CRM.

Étape 4 : Création de modèles uniformes

Uniformiser vos données est capital pour une intégration sereine. Cela vous permet de mettre en place un « mapping », qui n’est autre que le fichier source que vous transmettez à votre expert CRM. Celui-ci comporte toutes les rubriques souhaitées, également définies dans le cahier des charges de votre nouvelle solution CRM. Et comme il existe un grand nombre de types de données différents, cette étape est à bien anticiper afin de pouvoir intégrer vos données sans nuire à leur intégrité lors du développement de votre base.

Pour créer ce modèle uniforme, donc les informations dont vous avez besoin dans votre CRM, vous pouvez par exemple, vous inspirer des contacts les plus récents : il est probable que les informations soient plus complètes et pertinentes. En partant de ce modèle, vous pouvez ainsi ensuite uniformiser vos données en les mettant à jour et en les enrichissant.

Étape 5 : Contrôle de vos données 

Profitez de toute cette opération pour vous assurer que vos données ne contiennent pas d’erreurs, qu’il s’agisse de forme ou de fond :

• vérifiez l’orthographe des noms, prénoms, titre, société, etc. Et, par la même occasion, supprimez les caractères inutiles (espace en trop, ponctuation superflue, caractères spéciaux, etc.)
• vérifiez les coordonnées : ces informations sont rapidement périssables et nécessitent une mise à jour fréquente. Il serait dommage d’importer des données erronées. Profitez-en pour revoir votre gestion des adresses en séparant les informations dans des colonnes distinctes (rue 1, rue 2, code postal, ville, ...).

Étape 6 : Segmentation de vos données 

Afin de faciliter le travail d’import ou de migration, vos données peuvent faire l’objet de regroupement par catégories, ce que nous appelons des lots. Cela est particulièrement utile pour s’assurer qu’aucune donnée n’a été oubliée.

Pour votre association, vous pouvez par exemple faire :

• Un lot « Mécènes »

• Un lot « Grands Donateurs »

• Un lot « Bénévoles »

• Un lot « Adhérents »

• Un lot « Entreprises prospectes »

• Un lot « Partenaires »

• Etc.

Vous pouvez aussi faire des segments de très grandes familles comme :

• le « Référentiel » : données sensibles liées aux donateurs, fournisseurs et toutes autres entités interagissant avec l’organisation

• le « Structurel » : données servant à l’analyse d’informations de votre organisation comme le plan comptable

• le « Gestionnaire » : les données servant à la gestion quotidienne de l’association comme les factures et les bons de commandes.