5 conseils pour suivre et fidéliser vos bénévoles

Si les raisons pour lesquelles vos bénévoles intègrent vos équipes sont variées (épanouissement personnel, acquisition ou utilisation de compétences, ou encore pur altruisme), il n’en est pas moins vrai que toute motivation peut être perdue si la reconnaissance n’est pas au rendez-vous. Ainsi, pour limiter l’attrition des bénévoles, il faut les chouchouter comme vos donateurs. Voici nos cinq conseils pour mieux les suivre et mieux les fidéliser.

Bien connaître ses bénévoles

En intégrant les bénévoles dans vos équipes et missions, et à mesure que vous les côtoyez, vous récoltez des informations sur leurs parcours, leurs compétences, leurs motivations, leurs aspirations. Depuis la date d’entrée de vos effectifs jusqu’à la date de sortie (que l’on essaye de retarder au maximum avec les conseils de cet article), vous disposez d’une base d’informations concernant chacun d’entre eux.

« Ne pas sous-estimer l’importance de bien connaître ses bénévoles en tant qu’OSBL »

La connaissance étant une force à ne pas sous-estimer, il faut être d’autant plus attentif à bien structurer ces informations en les centralisant dans un seul et même outil de gestion de données. Grâce à cela, vous serez en mesure d’être notifié à l’avance, comme le jour même, des événements importants de la vie de vos bénévoles (comme des anniversaires) et serez en mesure de montrer votre attachement à ces personnes.

Du bon usage des compétences

Si bien connaître vos bénévoles est une première étape d’importance, elle n’est utile que si vous faites bon usage de ces connaissances et informations dont vous disposez. Les parcours personnels et professionnels de vos bénévoles leur donnent des compétences qui peuvent être utiles à votre organisation, et leur permettre d’aller au-delà de la simple tâche d’information et de récolte de dons dans la rue. En leur donnant des missions qui répondent à leur savoir-faire, vous les rapprochez de leurs aspirations à aider votre association, à lutter pour une cause qui leur est chère.

En partant de la base de données des connaissances de vos bénévoles, vous pourrez les segmenter en fonction de leurs compétences, les missionner selon un domaine ou une action en particulier, voire créer des groupes de travail autour de thématiques précises. Les possibilités de mise en valeur de vos bénévoles sont multiples et peuvent même être inspirantes pour la gestion de votre organisation ou la création d’actions. Même si les compétences de vos bénévoles sont encore chevrotantes, n’hésitez pas à en faire un axe stratégique pour mieux les suivre grâce à…

Un accompagnement et des formations

Pour accompagner pleinement vos bénévoles et perpétuer votre collaboration, Il est important d’obtenir leur retour d’expérience ainsi que leur bilan de participation à la vie de votre organisation. Vous pouvez mettre en place des rendez-vous individuels et récolter leurs impressions, besoins et envies, mettre en place des actions concrètes et les aider à évoluer au sein de votre structure. Si la perspective de faire passer un grand nombre d’entretiens vous semble difficilement réalisable, vous pouvez éventuellement leur envoyer enquête en ligne pour obtenir ces mêmes informations.

Selon les retours de vos bénévoles, et pour rebondir sur l’idée des « actions concrètes » mentionnées précédemment, vous pourrez mettre en place des formations afin de parfaire leurs connaissances et les faire monter en compétence. Ainsi, vos bénévoles pourront mieux répondre à votre besoin tout en répondant mieux à leurs envies.

Et si le bénévolat n’a pour récompense que la gloire, les compétences de vos bénévoles, elles, peuvent faire l’objet d’un reçu fiscal ouvrant droit à une défiscalisation de la monétisation de ce don particulier.

Faire vivre la communauté de bénévoles

Nous sommes dans une ère socio-digitale dans laquelle les termes « réseau » et « communauté » sont aujourd’hui souvent associés aux plateformes web. On poste, on tweete, on share, on follow, on like, on lol. Cette communauté hyperconnectée peut se faire interpeller à tout moment, en tout lieu, du bout du pouce. Bref, elle est accessible – ou finira par l’être lorsque les derniers « récalcitrants » se seront enfin pliés aux nécessités de notre époque.

Marketing automation et réseaux sociaux vous permettront de garder facilement le contact avec vos bénévoles en élaborant des contenus adaptés à leurs statut de bénévoles, en créant une émulation autour de votre organisation.

Un site extranet, sur lequel ils auront une session privée, leur permettra d’échanger avec vous de manière plus personnelle et plus fonctionnelle également avec échanges et transmissions sécurisés de documents.

(Heureusement) Il n’y a pas que le digital. Car si les plus jeunes likent à outrance, l’affect passe toujours par les contacts humains. Aussi, vous pouvez organiser des événements internes pour développer la cohésion d’équipe. Petits déjeuners, apéros, pique-niques et matches de foot, escape games… Les possibilités sont nombreuses.

L'outil CRM pour suivre vos bénévoles

Mettre en place tous ces conseils n’est pas nécessairement chose facile. Mais des outils spécialisés existent afin de vous le permettre. Un logiciel CRM peut être tout indiqué pour connaître, suivre et animer vos bénévoles :

• Base de données centralisée : toutes les informations concernant vos bénévoles, l’historique de votre relation avec eux sont rassemblés au même endroit, consultables, modifiables et partageables à tous vos collaborateurs avec des droits paramétrables selon vos besoins. Segmentation de la base : confiez à vos bénévoles les missions qui les intéressent et pour lesquelles ils sont compétents en segmentant vos contacts selon divers critères.

• Suivez l’évolution de vos bénévoles : accompagnez-les dans la vie de votre organisation grâce à leurs retours d’expériences par des enquêtes en ligne. Organisez et proposez-leur des formations pour monter en compétence. Créez et éditez vos reçus fiscaux en reconnaissance de leurs dons en compétences.

• Communiquez facilement avec vos bénévoles : marketing automation, extranet, organisation d’événements de cohésion…