Associations : comment éditer vos reçus fiscaux

Le reçu fiscal : quand et comment ?

Une fois l’année civile écoulée, les dons faits avant le 31 décembre à minuit sont soumis à défiscalisation lors des déclarations de revenus. Les dons fait après cette échéance seront donc décalés pour l’année fiscale suivante. La mise en place du prélèvement à la source n’étant ici pas un problème puisque, pour l’heure, nous devons toujours déclarer les revenus des foyer fiscaux. Pour les associations, il s’agit donc de transmettre les reçus permettant la défiscalisation des dons avant cette période qui, généralement, s’étale entre avril et mai selon les départements. En fonction de la quantité de dons à traiter, ce gros trimestre peut s’avérer utile afin que tous les donateurs reçoivent leur(s) reçu(s) en temps et en heure.

En ce qui concerne le mode de transmission, s’il n’y a pas vraiment de règle c’est surtout qu’il s’agit d’un processus interne. Si votre donateur a effectué plusieurs dons dans l’année, vous pouvez lui transmettre ses reçus de manière unitaire (don par don) ou en lot récapitulatif et faisant figurer le total pour plus de facilité lors de la déclaration auprès des Finances Publiques. Vous pouvez toujours le transmettre par courrier postal, bien qu’avec les déclarations sur internet, il est aujourd’hui plus aisé pour le donateur de le recevoir sur support digital afin de pouvoir le joindre directement à sa déclaration en ligne.

Ce qui va surtout compter dans l’édition de vos reçus fiscaux, ce n’est pas tant leur forme que leur contenu. Vous pouvez les personnaliser avec votre mise en page, votre logo et le format de votre choix (A4, A5, et au minimum 10x21cm) mais l’important est d’avoir les mentions clés obligatoires suivantes :

• Le numéro d’ordre unique et chronologique par lequel il pourra être identifié en cas de contrôle

• L’organisme bénéficiaire du don : nom, adresse, objet, numero RNA ou SIRET, qualité

• L’identité du donateur (personne physique ou morale) ainsi que ses coordonnées.

• Le montant donné, en chiffre et et écrit en toutes lettres (comme sur les chèques) entouré 3 astérisques de part et d’autre de la somme. Exemple : ***1500,00 mille cinq cents EUROS***

• Le mode de versement (chèque, espèces ou virement)

• La date du versement.

La législation indiquant que la date du don est la date de mise à disposition des fonds, le virement ou le don en ligne doit avoir pour date le jour du paiement. Pour les chèques et les espèces, le don a pour date le jour de la remise en main propre ou la date de réception s’il s’agit d’un courrier, la remise en banque pouvant se faire plus tard.

• La signature d'une personne habilitée de l’association.

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Et s'il y a une erreur ? Attention aux contrôles

Une fois émis, le reçu fiscal ne peut être modifié. S’il y a une erreur dessus, il peut néanmoins être annulé. Il faudra alors éditer un nouveau reçu fiscal et générer un nouveau numéro d’ordre – ces derniers étant uniques, vous ne pouvez pas réutiliser celui du reçu annulé, même s’il s’agit de corriger une erreur du précédent.

Dans de rares cas, le donateur peut réclamer un remboursement total ou partiel de son don. Il est important de noter que si le reçu fiscal a déjà été édité, l’opération est irréversible et le don devient définitif. Ceci n’est pas considérée comme une erreur mais un retrait, l’erreur n’étant seulement valide que si elle est commise par l’association elle-même.

Avec la multiplication des plateformes de dons, il devient plus complexe d’avoir un suivi optimal des dons faits et le risque d’erreur augmente d’autant plus. Aussi, faut-il être très attentifs aux erreurs sur vos reçus fiscaux car en cas de contrôle vous pouvez risquer gros. Afin d’éviter les fraudes à la défiscalisation et d’assurer la délivrance des reçus, les agents de l’administration fiscale peuvent vous demander d’accéder à vos livres comptables, registres de dons, copies des reçus fiscaux et relevés de comptes financiers. Si, lors du contrôle de la concordance entre les montants inscrits sur les reçus et les montants réellement perçus, il est prouvé qu’un reçu est fallacieux et au bénéfice d’un tiers sans dons, il peut vous être demandé de rembourser le montant correspondant aux sommes payées par le taux de réduction d’impôts + une pénalité fiscale de 10%.

Les associations se doivent alors de conserver les pièces relatives aux dons pendant 6 ans après leur date d’établissement. Au-delà de ce délai, il y a prescription et elles peuvent, si elles le souhaitent, effacer/jeter ces documents.

Afin d’éviter toute erreur, il est alors indispensable de vous munir d’un outil informatique, comme un CRM par exemple, vous permettant de traiter efficacement vos dons par nature, date, par affectation à un projet et d’automatiser la tâche de l’édition de vos reçus fiscaux avec tous les champs obligatoires mentionnés ci-dessus. Si cette programmation d’automatisation est correctement faite, un logiciel CRM dédié aux métiers caritatifs est un véritable atout de productivité et de minimisation des risques d’erreur. 

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