Les 4 étapes clés du lancement d'un appel à projets

Étape 1 : Pré-lancement de l’appel à projet

• Élaborez votre stratégie de soutien aux associations
  • Quelles seront les modalités du soutien octroyé ? Comment souhaitez-vous soutenir vos futurs partenaires associatifs ? Par exemple, êtes-vous uniquement à la recherche de projets à financer ou souhaitez-vous également développer vos activités de mécénat de compétences ?
  • Pour ce qui est du soutien financier, quel type de subvention proposez-vous ? Par exemple, s’agit-il d’un fonds direct ou d’un fonds de contrepartie ? Souhaitez-vous uniquement financer des projets existants ou êtes-vous ouvert à la possibilité de financer des projets en cours de construction ? L’argent alloué pourra-t-il également permettre de soutenir les frais de fonctionnement des associations retenues ou non ?
  • Quelles causes souhaitez-vous soutenir ? 
  • Qui ciblez-vous et quels sont les critères requis pour être sélectionné ? Quels types de structures souhaitez-vous accompagner (taille, géographie, types de projets portés, etc.) ?
  • Quels sont les livrables attendus de la part des bénéficiaires ? 
  • Pendant combien de temps votre appel à projets restera-t-il ouvert ? 
  • Comment comptez-vous rester en contact avec les associations ?

• Définissez le budget qui sera alloué

• Établissez le processus d’examen des demandes entrantes

• Documentez tout le processus, étape par étape, et attribuez les rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes (comité de pilotage, comité de sélection, chargée du suivi administratif et financier, associations bénéficiaires, etc.)

• Définissez les canaux de communication que vous allez utiliser pour offrir de la visibilité à votre appel à projets

• Fixer le nombre de candidatures maximum que vous souhaitez recevoir et le processus de réception des candidatures. Optez pour un formulaire en ligne, ça facilitera la vie de tout le monde ! 

Étape 2 : Lancement de l’appel à projets

• Lancez la communication autour de votre appel à projets et adaptez-la si besoin. Multipliez les canaux de communication, en vous entourant des partenaires du secteur les plus judicieux. 
• Surveillez les candidatures reçues au jour le jour. Cela vous permettra de rester attentifs aux possibles couacs et besoins d’ajustement de votre appel à projets. Une fois de plus, nous vous encourageons à opter pour un système de formulaire en ligne permettant de centraliser l’information et de comparer les candidatures pour vous assurer que tout est fonctionnel.

• Notez les candidatures reçues au fur et à mesure, à partir du système de notation que vous aurez défini au préalable. Ici aussi, si les scores sont en moyenne très faibles, cela pourrait signifier que quelque chose ne fonctionne pas dans votre formulaire. Restez vigilant !

• Transmettez les candidatures pour examen à votre comité de sélection.

• Tenez les candidats informés : réception de leur candidature, analyse et scoring, documents manquants, prochaines étapes liées à la sélection, etc. Soyez transparents et bienveillants, cela vous permettra de construire une relation de confiance dès le départ avec les (potentiels) bénéficiaires. Condition sine qua none à la réussite d’un projet ! 

Étape 3 : Clôture de l’appel et suivi de projet 

• Communiquez les résultats à l’ensemble des associations ayant renseigné leur candidature.
• Rencontrez la/les associations soutenues et faites le point sur les modalités du soutien afin de vous assurer que tout est clair pour l’ensemble des parties prenantes.
• Remplissez les documents juridiques et officiels.
• Versez la subvention (partiellement ou entièrement) et/ou procéder à la construction du roadmap en commun dans le cas d’un mécénat de compétences ou d’une coproduction de projet.
• Informez vos équipes internes du statut de cette initiative.

Étape 4 : Évaluation du projet et adaptation des process 

• Débriefez en interne au sujet du déroulement du processus d’attribution.

• Créez des rapports sur le processus d’attribution.

• Mesurez l’impact des actions menées/soutenues et obtenez les principaux résultats.

• Communiquez sur le succès de vos actions, les résultats obtenus, et les points d’amélioration que vous souhaitez mettre en place.