Mettre en place un système de gestions de projets : pourquoi, comment ?

Pour s'adapter au contexte actuel, le télétravail, les réunions virtuelles, les événements digitaux, les applications et systèmes tout-en-un font partie intégrante de notre quotidien : banques en ligne, applications de rencontre, e-commerces, et autres se multiplient. Le monde a changé et est en évolution constante.

Il en est de même pour vos activités à impact social telles que vos projets de sponsoring ou de subventions, de dons d'entreprise ou de mécénat de compétences, de bourses d'études ou de fonds de recherche scientifique.

Cependant, passer d'un outil à un autre peut être fastidieux : les tâches d'implémentation peuvent sembler longues et fastidieuses, l'apprentissage d'un nouvel outil paraît inaccessible aux moins habitués des technologies, les coûts engendrés effraient et les pertes de données peuvent sembler monnaie courante.

Et pourtant… Il existe des solutions simples, efficaces et innovantes vous permettant de gérer tous vos projets à impact social tout en suivant votre objectif de RSE.

Pourquoi mettre en place un système de gestion de projets ?

On ne compte plus les avantages que nous apportent les outils digitaux au quotidien. Dans le cas de votre gestion de projets à impact social, nous devinons facilement vos freins les plus frustrants :

• Perte de temps
• Multiplicité des outils
• Perte d'argent
• Perte d'efficacité
• Diminution de la productivité face aux frustrations rencontrées
• Outil n'évoluant pas en fonction vos besoins, objectifs et challenges
• Perte de données
• Outil peu intuitif, demandant beaucoup de répétitions, de copier/coller, etc.
• Et bien d'autres.

Nous n'inventons rien, ces raisons importantes sont les plus couramment citées par nos clients. Quand la frustration est à son comble face à tant de données, de temps, d'efforts et de budgets perdus, il est clair qu'il devient important, voire essentiel de passer à un outil plus efficace.

Mettre en place une plateforme de gestion de projets, c'est vous assurer un équipement optimal vous permettant de vous concentrer uniquement sur ce qui est vraiment important : vos projets, vos candidats, vos porteurs de projets, vos équipes, vos collaborateurs, etc.

Comment implémenter ce nouveau système ?

Bien entendu, rien ne sert de plonger tête la première dans cette aventure. Avant toute chose, assurez-vous de garder à l'esprit l'envergure de vos projets. Ces éléments vous permettront de structurer vos besoins et savoir exactement quel logiciel est le plus adapté pour vous, votre équipe et votre organisation.

Pour aborder ce sujet, vous devriez vous poser les questions suivantes :

• Quel est votre objectif principal ? Quel est votre projet social ? Don d'entreprise ? Faire du bénévolat ? Du parrainage ?
• Subventions ? Bourses d'études ?
• Quel type de données attendez-vous de votre outil ?
• Avez-vous besoin de rapports ? Suivi des taux  ? De la messagerie et un suivi budgétaire ? Suivi des contrats de travail ?
• Et bien sûr, quel est votre budget ?

À partir de là, deux grandes étapes vous font face.

La première est de s'assurer que le logiciel que vous choisissez correspond à tous vos besoins et possède tous les éléments qui vous aideraient à gérer efficacement vos projets.

La seconde est de préparer la transition d'un outil manuel à un outil en ligne. Cela fonctionne aussi si vous avez déjà un logiciel mis en place en interne, mais qui a atteint ses limites. C'est peut-être le bon moment pour de regarder de plus près et trouver le logiciel qui peut répondre à tous vos besoins.

L'outil que vous choisirez devrait, selon nous :

1. être facile d'utilisation
2. accessible pour toute votre équipe
3. correspondre à votre domaine, vos challenges, vos ambitions
4. digital... mais avec une personne à part entière disponible pour vous
5. évoluer avec vous, vos ambitions, vos projets
6. être intuitif et plaisant à utiliser
7. être développé pour correspondre à l'expérience de l'utilisateur
8. ne pas vous coûter une somme astronomique non justifiée
9. être développé spécifiquement pour votre secteur d'activité.

En plus de ces éléments, il est également important de garder en tête les fonctionnalités qui vous sont absolument nécessaires afin de mener à bien vos missions. Automatisation, possibilité d'avoir accès à une interface de messagerie, rapports d'activités générés automatiquement et de manière visuelle, gestion des tâches partagées, gestions des projets, etc.

L'offre personnalisée d'Optimy

De nombreux outils offrent une panoplie de fonctionnalités dispopnible dans leur design... pour que vous n'en n'utilisiez finalement que quelques-unes.

Optimy a été pensé pour vous, vos projets, vos missions et vos valeurs. La plateforme évolue avec vous et vous propose des offres personnalisables vous permettant de ne choisir que les fonctionnalités qui ont du sens pour vous. Et si plus tard, vos ambitions évoluent et vous désirez adopter de nouvelles options, Optimy vous accompagne, votre référent sera toujours disponible pour vous proposer les meilleures possibilités selon vos projets.