8 critères clés pour choisir la bonne plateforme de gestion des appels à projets
Une majorité des mécènes vous diront que la gestion de programmes de subventions est un processus fastidieux. En effet, entre la gestion efficace des données, des délais, des rapports et de la communication avec les parties prenantes, il est facile de s’y perdre. Dans ce contexte, l’utilisation d’un outil spécialisé s'avère être d’une grande utilité. Mais avec tant d'options disponibles, comment choisir la bonne solution ?
Un logiciel de gestion des appels à projets est un outil essentiel pour toute organisation mécène. Il aide à gérer tous les aspects du processus de subvention en un seul endroit, pour plus d'efficacité et de collaboration au sein des équipes.
Afin de choisir la plateforme la plus adéquate, il est important d'identifier les besoins propres à votre organisation. Voici quelques conseils pour y parvenir.
Identifier ses besoins pour une meilleure gestion des appels à projets
Cartographiez vos processus actuels et interrogez votre équipe
Faites le point sur la gestion actuelle de vos appels à projets et brainstormez avec votre équipe mais aussi avec l'ensemble des parties prenantes directement impliquées dans les projets de subvention pour identifier les principales difficultés rencontrées et déterminer les fonctionnalités des outils spécialisés dont vous aurez besoin pour être plus efficaces.
Concentrez-vous sur les challenges que vous rencontrez
Identifiez les défis spécifiques auxquels vous êtes confrontés, tels que la construction de formulaires de subvention, la gestion des candidatures par e-mail ou le suivi de l'avancement des projets. Cela vous aidera à trouver un système qui répond à vos besoins critiques.
Réfléchissez à l’évolution de vos activités de mécénat
Pensez à l'avenir de votre organisation. Vous pourriez avoir besoin d'un système capable de s'adapter à l'expansion de votre programme de subventions.
Avec une liste claire de besoins, vous serez mieux équipé pour trouver un outil de gestion des appels à projets qui les satisfait.
8 fonctionnalités clés à rechercher dans une solution de gestion des appels à projets
Chaque organisation dispose de besoins uniques, mais certaines fonctionnalités propres aux logiciels spécialisés font l’unanimité. En voici quelques-unes.
Création de formulaires personnalisables
Un éditeur de formulaires d’appel à projets robuste doit être intuitif, flexible et capable de capturer toutes les informations nécessaires. Il doit également permettre une personnalisation facile pour s'adapter à différents projets.
Automatisation et gestion de projet
Recherchez une plateforme qui offre des fonctionnalités complètes de gestion de projet, telles que l'attribution automatiques de tâches, la définition de calendriers, la répartition des projets par équipes, ou encore la capacité de créer des rapports en quelques clics.
Stockage et traitement des données
Le meilleur outil de gestion des appels à projets devrait rationaliser le traitement des données, vous permettant de centraliser toutes vos données (contact, adresse, etc.) et de les filtrer, trier et analyser facilement.
Outils de communication
La communication est cruciale dans les projets de mécénat. Assurez-vous que le système choisi dispose d'un centre de messagerie solide pour une communication facilitée entre les équipes, mais aussi avec les demandeurs de subvention.
Sécurité
Étant donné la sensibilité des données récoltées, la sécurité se doit d’être une priorité absolue. Recherchez des fonctionnalités telles que la conformité à la RGPD, l'hébergement sécurisé, les sauvegardes régulières, le chiffrement, la connexion unique (SSO) et les pistes de vérification.
Interface utilisateur
Une interface utilisateur conviviale peut avoir un impact significatif sur la productivité. Soyez attentif afin de définir si le logiciel est intuitif et facile à utiliser.
Budget et évolution de l’usage de la solution
Choisissez un système avec une tarification flexible qui peut évoluer avec la croissance de votre organisation. Assurez-vous qu'il n'y a pas de coûts cachés et que la plateforme peut accueillir plus de projets et d'utilisateurs en fonction de vos besoins.
Découvrez Optimy : le logiciel de gestion des appels à projets qui s’adapte à vos besoins
Après avoir identifié vos besoins et les principales fonctionnalités qui vous seraient utiles, vous serez apte à choisir la solution la plus adéquate. Pour vous aider, nous avons rédigé un article de blog sur les 5 principaux acteurs technologiques spécialisés ainsi qu’un comparatif des solutions existantes.
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