Comment la Fondation Charcot a digitalisé la gestion de ses appels à projets de recherche scientifique ?
En tant que responsable de fondation, vous vous demandez concrètement en quoi adopter une solution digitale pour gérer vos projets de mécénat viendrait révolutionner votre travail au quotidien. Difficile de se projeter dans l’utilisation d’un tel outil et d’en percevoir la valeur ajoutée. Pour vous aider à y voir plus clair, Optimy et son client, la Fondation Charcot, vous présentent une étude de cas concrète.
Créée en 1987, la Fondation Charcot a pour mission de soutenir la recherche scientifique portant sur la sclérose en plaques. La Fondation finance ainsi plusieurs projets de recherche par an, certains faisant l’objet de soutiens pluriannuels destinés aux financements de projets scientifiques.
- Comment la Fondation Charcot gérait-elle ses appels à projets de recherche avant d’utiliser la solution Optimy ?
Aussi surprenant que cela puisse paraître, il y a quelques années à peine, la Fondation travaillait grâce au « tout papier ».
En effet, une fois le formulaire de candidature prêt, l’annonce et la promotion de l’appel à projets étaient assurées via l’envoi de lettres aux universités et aux chercheurs par voie postale, mais aussi via un affichage aux valves dans les facultés de médecine.
Une fois la période de candidature clôturée, la réception des dossiers était assurée par des envois papier, en sept exemplaires, à l’adresse de la Fondation. Cette dernière se chargeant ensuite de transférer chaque candidature aux membres du jury, par la poste également.
Il est facile d’imaginer qu’une telle logistique engendre un certain nombre de difficultés et risques, tels que la perte de courriers, des coûts financiers aussi bien pour les chercheurs que pour la Fondation, ainsi qu’une difficulté à faire respecter les règles (nombre de pages, nombre d’exemplaires, etc.).
- Comment Optimy a-t-elle aidé la Fondation à optimiser son travail au quotidien ?
S’il fallait résumer de manière synthétique la valeur ajoutée d’une digitalisation des processus de la Fondation Charcot, nous aurions :
- Au niveau de la promotion des appels à projets
- Création et mise à disposition des candidats de formulaires accessibles via le site web de la Fondation.
- Au niveau de la soumission et de la réception des candidatures
- Possibilité pour les candidats de préparer leur candidature progressivement et de corriger sans avoir à tout réécrire à chaque amélioration.
- Possibilité pour la Fondation d’envoyer un rappel à l’approche de la date de remise.
- Au niveau de la validation et du suivi des candidatures
- Uniformisation du formulaire et des règles à respecter (nombre de caractères, nombre de pages, etc.)
- Transfert en ligne (via emails) aux membres du jury en format PDF.
- Possibilité d’extraire des listes d’informations en tableaux Excel
- Réception de rapports financiers et scientifiques via un formulaire harmonisé (avec rappels automatiques).
- En deux mots, quels sont les principaux bénéfices d’Optimy pour la Fondation ?
- Assurer un gain de temps via l'optimisation de la logistique autour de l’appel à projet
- Faciliter la tâche aux chercheurs désirant postuler mais disposant de peu de temps à consacrer aux tâches administratives
- Réduire tout risque de perte de dossiers
- Augmenter la sécurité des données et les informations partagées dans les dossiers de candidature.
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