Extranet pour association : quels services pour vos bénévoles ?

Qu’est-ce qu’un Extranet ? Rôle et déploiement

Définition d’un Extranet

Un Extranet est un réseau privé, sur Internet, capable de partager des informations et des applications critiques. Il s’utilise donc fréquemment pour échanger des données sensibles ou confidentielles. C’est pour cette raison qu’un réseau Extranet est toujours protégé par des pare-feux et des outils numériques d’authentification. Il est également sécurisé par des systèmes de cryptage des données.

En bref, conçu pour optimiser l’expérience de vos utilisateurs, un Extranet se présente comme un portail web sécurisé accessible grâce à un identifiant et un mot de passe.

Comment mettre en place un Extranet pour votre association ?

Le déploiement d’un Extranet se découpe en deux phases. Tout d’abord, vous devez intégrer, paramétrer et personnaliser votre plateforme web avec vos logos, code couleurs, types d’onglets, etc. L’objectif est de faciliter la prise en main, par vos équipes, d’un nouvel outil en le fondant dans un environnement familier pour elles. 

Ensuite, il est nécessaire de déterminer les informations que vous souhaitez partager : 

Quels sont les individus pour lesquels elles seront accessibles ? Qui est autorisé à les consulter ? Quelles sont les informations modifiables ?  

En même temps, vous devez aussi vous interroger sur les outils nécessaires au partage de ces informations. Faut-il prévoir le dépôt ou téléchargement de documents et contenus ? Un accès au système de factures ? Ou bien avez-vous besoin d’un formulaire de commande en ligne ? D’inscription à un événement ? Un système de chat ou de mail pour poser des questions ? 

C’est également dans cette phase que vous allez désigner un administrateur et configurer les droits d’accès des utilisateurs. Vous devrez déterminer par la même occasion les contrôles à appliquer pour assurer la confidentialité et la protection des données.

Pour vous épauler dans ce déploiement, il est plus que recommandé de se rapprocher d’un partenaire expérimenté. Les équipes Eudonet vous proposent un atelier de travail et trois niveaux d’offres clé en main selon vos besoins spécifiques. 

Quels sont les avantages d’un Extranet pour vos bénévoles ?

Dès lors, s’équiper d’un Extranet dédié à votre relation bénévole présente de multiples avantages pour une OSBL. En effet, il est capable de gérer vos missions, vos dons et vos événements caritatifs. Et surtout, il va vous aider à améliorer la relation avec vos bénévoles par le biais de fonctionnalités très pratiques comme :

• Un accès autonome à l’information, disponible 24 h/24 et sur tous les types de supports (PC, tablette ou téléphone mobile) par le biais d’une fonction responsive design
• Une relation personnalisée grâce à un espace web sécurisé et dédié dans lequel le bénévole retrouvera des informations utiles, des services sur-mesure et les documents qui le concernent
• Un calendrier des événements va rappeler au bénévole les actions auxquelles il participe. Il a une visibilité sur le long terme de ses engagements pour lui permettre de s’organiser
• Une fiche détaillée indique les types de projets pour lesquels votre bénévole est le plus compétent et pour lesquels il recevra des sollicitations personnalisées
• Le temps passé et les plages horaires effectuées par le bénévole pour chaque mission caritative réalisée pour votre association 
• Un portfolio de compétences dans lequel votre bénévole renseigne son parcours et ses aptitudes personnelles et professionnelles afin de valoriser son profil et ses acquis en interne et sur son CV
• Une connexion sécurisée à son portail web pour s’inscrire et gérer ses activités (date d’entrée, formation suivie, signature de la charte des bénévoles, disponibilité, statut, missions réalisées, etc.). 

Qu’est-ce qu’un Extranet va apporter à votre association ?

Communiquer en temps réel et collaborer sur divers projets avec vos bénévoles, voilà ce que vous propose in fine un portail web sécurisé. Mais quels sont concrètement les bénéfices que peut fournir un extranet à votre association ? Voici quelques exemples :

Mieux servir vos bénévoles

S’équiper d’un Extranet avec votre CRM, c’est proposer à vos bénévoles un catalogue de services alliant flexibilité et collaboration. Pour entretenir cette relation privilégiée, améliorer votre offre de services, dans le temps, constitue votre deuxième priorité. Un Extranet permet de mettre en place une traçabilité indispensable pour améliorer votre offre de service dans le temps : historisation des demandes entrantes provenant de vos bénévoles précisant le niveau de priorité, classement et tri par nom, sujet, date, etc.

Plus cibler vos offres de mission

Il est important de tenir compte des motivations et compétences de vos bénévoles. Vous leur devez cette attention, car ces personnes vous proposent aimablement leur aide et leur temps. Certains préfèrent des courtes missions, d’autres un type de projet caritatif en particulier. Avec un Extranet, vous allez proposer à vos bénévoles des missions adaptées à leurs vœux et détaillées par référent, objectif, durée, etc. C’est le moyen le plus sûr de leur proposer des missions stimulantes qui vont maintenir leur motivation. 

Davantage communiquer avec vos bénévoles

Grâce à votre Extranet, il devient très pratique pour vous de les inviter à des petits-déjeuners, galas, rencontres avec des partenaires ou des bénéficiaires. De ce fait, vous allez jouer un rôle dans le développement de leur réseau associatif auquel ils tiennent tant. En échange, leur implication dans la vie de votre association sera plus solide. La fonction agenda de votre Extranet vous permet de noter la date de chaque événement bien en amont dans leurs agendas. Une opportunité de vous assurer leur présence le moment venu !

Encore mieux les impliquer

Intégrer un Chatbot dans votre Extranet va considérablement optimiser l’expérience de vos bénévoles. Disponibilité 24 h/24 h, immédiateté de l’information, réponses individualisées, ce sont les nombreux atouts que vous proposent ce tandem. Pourquoi ne pas proposer dans votre Extranet une bibliothèque de photos avec tous les événements auxquels vos bénévoles ont participé ? Associés à des bilans sur vos actions, cela participera fortement à entretenir leur implication dans votre association. Ils seront en effet davantage convaincus de l’impact positif de leur engagement.  

Les impliquer en toute circonstance

Grâce à un extranet, vous pourrez faire face à toutes les situations pour engager vos bénévoles, même à distance. Le télé-bénévolat permet à vos bénévoles de s’investir et maintenir le lien avec votre association et vos équipes.

L’extranet d’Eudonet : partenaire de votre relation avec vos bénévoles

L’extranet d’Eudonet insuffle à votre association une logique de digitalisation de votre parcours du bénévole complète et pertinente. Une occasion pour tous d’inventer ou réinventer son idée de l’engagement ! Interfacé avec votre CRM, vous gérer simplement votre relation numérique avec bénévoles.