Les bonnes pratiques pour remercier ses donateurs comme il se doit

Les règles d’or : entre obligations et bienséance

Avant toute chose, prenons quelques instants pour revenir sur les bases. Car au-delà des formules de politesse, le remerciement pour un don intègre quelques règles essentielles à suivre.

Règle #1 : le reçu fiscal

Qu’il s’agisse d’un don numéraire, d’un don en nature ou d’un don de compétence, la générosité du donateur lui ouvre droit à une défiscalisation d’une partie de son élan de générosité. Aussi, la première règle à suivre est de lui transmettre un reçu fiscal. Pour votre association, fondation ou ONG, il s’agit là d’une obligation légale. Tout manquement peut être sujet à une amende.

Règle #2 : le timing idéal

La seconde règle, celle-ci relavant de la simple bienséance, est de ne pas tarder à remercier votre donateur pour sa générosité. Cela vous permet de rassurer votre donateur en accusant la bonne réception du don. Aussi, vous marquez votre professionnalisme par votre assiduité et votre réactivité.

Règle #3 : la transparence

Enfin, la troisième règle d’or veut que vous soyez factuel sur l’utilisation qu’il sera fait (ou qu’il a été fait) des dons perçus. Soyez précis et, le cas échéant, montrez comment le projet a pu avancer grâce à votre donateur. Par exemple, vous pouvez joindre des photos à votre courrier ou un lien vers une vidéo (voire une vidéo intégrée) à votre email de remerciement.

Remerciez vos donateurs de façon appropriée grâce à une bonne segmentation

Si tous les dons ont une importance capitale à votre mission, tous ne sont pas à traiter de la même manière. Un don de 50 euros n’a pas la même portée qu’un don de 500 euros qui, lui-même, n’a pas la même portée qu’un don de 5 000 euros. De même que de multiples dons moyens dans l’année n’ont pas la même portée qu’un seul don plus important. 

En segmentant votre base de donateurs selon le montant des dons et leur fréquence, et en y ajoutant la notion de récence, vous pourrez établir le score RFM de vos donateurs. Grâce à ce score, vous pourrez ainsi attribuer des messages de remerciements spécifiques à chacun d’entre eux.

Pour l’heure, si vous préférez ne vous en tenir qu’au montant donné, vous pouvez créer des communautés distinctes autour de votre organisation. En attribuant des contreparties à chaque segment (dans la limite de 25 % du montant du don), vous devriez parvenir à étancher la soif de reconnaissance de vos donateurs et les engager sur du plus long terme. Vous pouvez alors songer à créer un catalogue de récompenses adaptées à chaque profil.

 Les donateurs modestes 

Chaque don est important pour votre association, nous l’avons dit, et même les donateurs modestes méritent (et ont besoin d’) un peu de reconnaissance. Compte tenu de la valeur de leur générosité, leur offrir une contrepartie prestigieuse n’est pas envisageable. 

Vous pourrez ainsi trouver plusieurs façons peu coûteuses de les remercier comme il se doit. Vous pouvez par exemple les nommer comme contributeurs sur un certain projet lors de communications, sur une plaque commémorative ou dans le livre d’or de l’année. Vous préférez directement leur transmettre un petit cadeau ? Lors de l’envoi de votre courrier de remerciement, pourquoi ne pas ajouter un ou des goodies à votre effigie ? Pins, porte-clé, bracelet, stickers pour la voiture, clé USB, crayons et stylos, etc.

Les donateurs les plus généreux

Plus grand est le don, plus le besoin de reconnaissance est fort pour le donateur. En d’autres termes, vous avez une dette envers lui. Et le remboursement (la contrepartie) doit être à la hauteur du montant versé.

Peut-être avez-vous, dans votre catalogue de produits brandé, des cadeaux plus onéreux qui peuvent exprimer votre reconnaissance de façon plus qualitative : un certificat de générosité remarquable dans un cadre de qualité, une bédé autoéditée qui raconte votre combat, un trophée « Grand-Do », etc.

Tout au long de l’année, et dans le respect des gestes barrières, vous pouvez inviter vos donateurs les plus généreux à venir à votre rencontre. Accordez-leur un peu de votre temps pour leur raconter comment la vie s’organise dans votre association. Et vers la fin de l’année, si tant est que la situation sanitaire ne le permette, vous avez toujours la possibilité d’organiser un Gala pendant lequel vous pouvez remercier de vive voix l’assemblée des donateurs d’exception autour d’une coupe de champagne et d’un dîner.

Variez les plateformes et les supports de communication

Chaque génération amène son nouveau lot de tendances et de façon de vivre qui vont influencer la manière dont nous communiquons. En dehors de faire une segmentation selon le score RFM de vos donateurs, vous pouvez alors les segmenter par tranche d’âge afin d’adapter vos communications et leurs supports selon les habitudes et préférences de chaque génération.

Les générations les plus matures, vos donateurs historiques, vont avoir la fâcheuse tendance à préférer le courrier, alors que les plus jeunes générations vont beaucoup plus aimer les formats digitaux, comme les réseaux sociaux. Mais quel que soit le format que vous allez utiliser, il est important de varier les messages. Car dans le temps, même au cours d’une même année, les envois de ces communications spécifiques peuvent se multiplier. Aussi, vous pouvez les personnaliser en retraçant l’historique de la générosité de chaque donateur.

Bien que votre association ne soit pas un média, pourquoi ne pas réfléchir à créer des contenus (vidéos) réguliers accessibles exclusivement à vos donateurs ? Mini-documentaires, vlogs, coulisses, tutos… La variété du type de contenus est telle qu’il y en a forcément un qui peut s’intégrer à votre stratégie de développement. Au travers de plateformes comme patreon.com, vous créez une communauté de soutien différente qui « paye un abonnement mensuel » lui donnant l’accès à ces contenus exclusifs. Vous pouvez même vendre votre « merch » (merchandising – vos cadeaux brandés). Ce système permet de récompenser immédiatement et régulièrement vos donateurs en vous assurant un revenu régulier supplémentaire à réinvestir dans vos actions.

Eudonet CRM vous assure des campagnes de remerciements parfaites

Remercier ses donateurs comme il se doit implique d’aborder toute une flopée de sujets collatéraux :

• gestion des événements
• édition de reçus fiscaux
• scoring et segmentation
• gestion de catalogue
• communication multicanale…

Afin de pouvoir gérer efficacement chacune de ces tâches sans vous perdre, une solution CRM semble tout indiquée.

Avec Eudonet CRM Fundraising – solution dédiée aux acteurs philanthropiques, vous centralisez l’intégralité des données de vos donateurs et historisez vos interactions avec eux pour assurer un meilleur suivi. Vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer vos dons et bénéficiez de toute la puissance du marketing automation pour envoyer vos reçus fiscaux par email ou pour toute autre communication. Gérez également votre planning et vos actions marketing grâce au Kanban, pour vous assurer de la réussite de votre stratégie de création de contenu par exemple.