Associations : préparez vos données pour une campagne de collecte de fin d’année efficace

1. La data quality, qu’est-ce que c’est et pourquoi est-ce important ?

La data quality se définit par la mesure de l’adéquation d’un ensemble de données avec son objectif spécifique en se basant sur des caractéristiques telles que l’exactitude, l’exhaustivité, la cohérence, la validité, l’unicité et l’actualité. Autrement dit, c’est une méthode de gestion des données visant la conservation de leur véracité au fil du temps.

Si l’on considère le cas de la donnée « client », il est clair que le temps dégrade indéniablement la qualité des informations. En effet, les individus changent d’adresses physiques, d’email, de numéro de téléphone, mais aussi d’intérêts ou d’attentes, etc. Ne pas entretenir sa base de données entraine le risque de stocker des informations de moins en moins exactes. Vous vous retrouverez à la longue avec des données dupliquées et/ou incohérentes, incorrectes et pour finir non sécurisées. 

Pourquoi est-ce important pour vous de garder des données viables dans la durée ?  Car des données de mauvaise qualité peuvent entrainer une prise de décision erronée, susceptible de nuire à votre association. A contrario, la formalisation de règles de gestion, grâce à la data quality, vous permettra de standardiser un grand nombre de données de manière exhaustive et pérenne.

Votre OSBL dispose-t-elle de toutes les adresses mail de ses donateurs ? Combien de fois votre contact a-t-il donné ? Est-il régulier ? Par quel canal ? Pour quel montant ? Est-ce un primo donateur ? Est-ce un homme ou une femme ? Autant d’éléments (dont vous êtes assuré de leur fiabilité par la data quality) qui vont vous permettre de connaitre, de mieux en mieux, le profil et le parcours de votre donateur. 

2. Conservez des données à jour et enrichissez-les grâce à votre CRM

Utiliser un CRM constitue une étape incontournable pour construire une base de données exploitable et à jour. Grâce à lui, vous aurez la capacité de centraliser et homogénéiser les données de votre association. Pour preuve, la détection des doublons s’active automatiquement dans votre CRM lors de l’import de fichiers, de la création d’une fiche donateur ou prospect, et, aussi, lors de sa synchronisation avec d’autres systèmes.

Il est tout à fait possible d’intégrer directement dans votre CRM de nouvelles données provenant de différentes sources (formulaires de dons en ligne, campagnes de crowdfunding, contacts enregistrés par vos collaborateurs dans leur messagerie Outlook ou informations comptables) et cela sans risque de redondance. Vous pouvez pour cela recourir à des API ou des connecteurs de solutions tierces, disponibles chez Eudonet dans un catalogue en ligne (Eudostore). 

En plus de la gestion de l’activité de votre fondation ou association, un CRM comme Eudonet vous offre des outils de communication descendante (Top Down) ou remontante (Bottom Up) pour entretenir une relation régulière avec votre écosystème et engager vos donateurs. Vous allez là aussi récupérer des informations pertinentes à travers différents canaux et acquérir une connaissance plus fine de vos donateurs. 

La communication descendante : c’est celle que vous poussez auprès de votre audience via l’emailing, le SMS ou le publipostage. Vous avez aussi des outils Front comme les formulaires de paiement en ligne (don, adhésion ou événement) ou l’extranet (portail web dédié à votre donateur).

La communication remontante : vous souhaitez chercher de l’information et demander l’avis de vos donateurs. Vous disposez dans le CRM de générateurs de formulaires dynamiques à partager dans les réseaux sociaux, de modules d’enquêtes avancées, de e-pétitions, de l’extranet pour vous adresser à lui, etc. 

Mais, pour parvenir à garder des données à jour, il est nécessaire que chacun se sente concerné au sein de l’association. C’est l’implication commune qui fera la différence. Il apparait donc indispensable de sensibiliser vos collaborateurs sur les atouts de la Data Quality. Faire en sorte, au quotidien, de modifier des données incorrectes, de compléter des champs manquants, d’enrichir régulièrement ses notes peut s’avérer d’une efficacité à toute épreuve pour votre association. 

3. Veillez à la reprise des données dans un projet CRM

Vous vous êtes lancé dans un projet d’implémentation d’un CRM au sein de votre association. Vous souhaitez être prêt à temps pour lancer vos campagnes de fin d’année. Vous arrivez à une phase importante de votre projet appelée reprise des données. Cette phase qui peut être chronophage ne doit pour autant pas être négligée.  

En quoi cela consiste-t-il ? Vous serez amené à analyser et harmoniser vos datas existantes avant de les intégrer dans votre nouveau CRM. Il va s’agir pour vous d’effectuer un nettoyage de votre base en supprimant les doublons, les NPAI, etc. Il vous sera ensuite demandé de compléter une matrice en fonction des briques de votre nouveau CRM. 

Une personne de l’association doit être désignée responsable de la reprise de données, elle doit parfaitement maîtriser les sources et connaitre votre métier pour être capable de prendre des décisions. Elle est aussi là pour éviter les dérives en termes de délai et s’assurer que le projet se terminera à la date prévue. En effet, la reprise des données peut s’avérer quelque peu complexe selon la disparité des informations.

Enfin, votre prestataire réalise avec vous le mapping entre vos données actuelles, que vous souhaitez conserver, et votre nouveau CRM. Il va définir les règles d’intégration : quels sont les règles de dédoublonnage, les choix de fusion éventuels, la transformation de certaines données, etc.

À l’issue de ce déploiement, vous retrouvez tout ou partie de vos données dans le CRM de votre OSBL. Si l’ensemble des étapes du projet CRM ont bien été réalisées, vous avez en main une base centralisée avec des données de qualité. Vous pourrez ainsi capitaliser sur une data solide pour mettre en œuvre une campagne de fin d’année optimisée.

En conclusion, disposer de données de qualité va permettre d’améliorer les performances de vos campagnes marketing et de prendre les bonnes décisions stratégiques. En remontant de la data tout au long de l’année qui enrichit votre CRM, vous serez capable d’augmenter significativement l’impact de vos communications auprès de vos donateurs. De plus, vous pourrez vous appuyer sur des rapports de performance fiables et efficients, véritables soutiens pour décider des actions futures de votre association, fondation ou ONG.